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Happy Trek - Voyage, Sports outdoor, bien-être, tourisme durable

séjour bien être en france happy trek

Organiser une retraite de yoga en toute sérénité !

Tu es thérapeute ? Coach ? Praticien(ne) bien-être ? En tant qu’accompagnant(e), tu as sans doute à coeur d’aider ceux qui le souhaitent à améliorer durablement leur bien-être ! Et peut être as-tu envie de créer tes propres évènements, retraites ou stages ? A domicile, en ateliers, en live ou même en ligne. Alors voici 5 conseils pour organiser un évènement bien-être en ligne ou dans la vraie vie !

Mais n’oublie pas : organiser une retraite de yoga est souvent chronophage et demande beaucoup d’organisation ainsi que de sens du détail. Alors pour proposer toi aussi des séjours de qualité : Happy Trek peut t’accompagner dans le cadre d’un coaching en organisation de séjour proposé par Ludivine, la fondatrice de Happy Trek.

Conseil 1

Se poser les bonnes questions avant de se lancer !

Se poser les bonnes questions est nécessaire dans la réussite de tout projet, afin de prendre la bonne direction, se rappeler ses motivations, poser les étapes et avancer sereinement. En cohérence avec ses aspirations, ses valeurs, sa mission de vie.

Pourquoi ai-je envie d’organiser un évènement, atelier ou séjour* ? A qui ai-je envie de m’adresser ? Qui puis-je aider ? Quel serait le cadre idéal ?

Point juridique

Organiser une retraite de yoga ou n’importe quel séjour est réglementéC’est d’ailleurs ce qui a motivé la fondatrice d’Happy Trek a créé une agence de voyage intégrée afin d’être en règle pour organiser ses séjours mais aussi ceux des partenaires avec lesquels Happy Trek choisi de collaborer. Découvrir notre histoire ici.

Comme beaucoup de personnes se posent des questions, on y répond juste ici :

Qui peut vendre une retraite, un séjour ou un weekend ?

Seules les entreprises immatriculées auprès d’Atout France peuvent vendre des séjours tout inclus, appelés forfaits touristiques.

« Constitue un forfait touristique la combinaison d’au moins deux types différents de services de voyage aux fins du même voyage ou séjour de vacances, dépassant vingt-quatre heures ou incluant une nuitée » [Article L211-2]

Cela permet notamment de mieux protéger les participants(e)s et honnêtement dans le bien-être ça semble essentiel :

  • Si l’entreprise fait faillite alors qu’elle a encaissé les acomptes pour les séjours : les participants(e)s pourront être remboursés grâce à la garantie financière de l’agence.
  • S’il se passe le moindre incident pendant le séjour (même le temps d’un weekend) : les participants(e)s sont couverts grâce aux assurances de l’agence.
  • Et en plus de cela l’agence de voyage est reconnue pour son professionnalisme en étant certifiée par l’organisme accrédité par l’état (Atout France) , c’est un vrai gage de qualité !
Dois-je être immatriculé pour organiser et vendre une retraite de yoga, un stage, un weekend ou un séjour bien-être ?

Oui et non , cela dépend ! Toute personne qui organise ou offre à la vente un forfait touristique doit être immatriculé. Or créer une agence de voyage est peut -être bien différent de ce que tu avais imaginé en créant des retraites ou séjours bien-être pas vrai ? C’est aussi ce que c’était dit notre fondatrice en voulant organiser ses premiers séjours !

Mais tu peux collaborer avec une entreprise ayant l’immatriculation tourisme 🙂

Cela dépend de tes objectifs, si tu veux organiser 2 ou 3 séjours par an alors l’agence de voyage sera un vrai gouffre financier pour toi. Si tu veux organiser des séjours toute l’année et en quantité conséquente (au moins 20 séjours de groupe par an) alors le mieux est peut-être de créer ta propre agence de voyage.

Dans tous les cas tu peux aussi trouver une agence partenaire comme Happy Trek qui pourra gérer à ta place l’aspect administratif, contractuel, commercial et financier de ton / tes séjours. Cela te permet de rester concentré(e) sur ton activité : apporter du bien-être aux participant(e)s grâce à tes expériences de séjours inspirantes.

Le métier d’agent de voyage étant un métier très administratif, on passe davantage de temps derrière un écran que sur le terrain 🙂

 

Puis-je faire payer séparément ma prestation et l’hébergement ?

Oui tu peux mais cela s’appelle une prestation de vente liée qui nécessite aussi une immatriculation tourisme.

« Constitue une prestation de voyage liée la combinaison d’au moins deux types différents de services de voyage achetés aux fins du même voyage ou séjour de vacances, couvrant au moins vingt-quatre heures ou une nuitée, ne constituant pas un forfait et entraînant la conclusion de contrats séparés avec des prestataires de services de voyage individuels » [Article L211-2]

Aussi nous recommandons à toute personne souhaitant créer et vendre un séjour, une retraite de yoga, un stage ou un weekend de vérifier la légalité de son activité et de son offre, notamment auprès d’Atout France afin de ne pas être dans l’exercice illégal de la profession d’agent de voyages.

Tu as une association de yoga ? Il faut aussi être parfois immatriculé pour organiser un séjour, stage ou une retraite en toute sérénité.

Conseil 2

De l'idée à la création !

Quand on se lance dans un nouveau projet, on a toujours beaucoup d’idées ! Surtout si tu souhaite organiser une retraite de yoga ou tout autre évènements ou séjour bien-être. Mais elles restent floues, on ne sait pas exactement ce qu’on veut proposer, ni même comment tout organiser…

Et c’est parfaitement normal, il y a beaucoup à faire et tu es novice ! Alors avant de te lancer dans la création, il est essentiel de te centrer sur quelques points importants. Pour faire vivre une expérience unique et inoubliable aux participant(e)s !

Visualises l’évent idéal : le lieu, le thème, les activités… Clarifier son projet : as-tu envie d’organiser plusieurs évènements par an ou est-ce ponctuel ?

Conseil 3

Les étapes d'organisation d'un évènement ou d'un séjour

Maintenant que ton projet est plus clair, il faut passer à la création. Et il y a plusieurs étapes dans l’organisation de ton futur séjour ou évènement à commencer par une phase de recherche. Sans oublier de valider l’adéquation avec les attentes des clients et de calculer la rentabilité.

Pour organiser une retraite de yoga ou un séjour bien-être : commencer l’organisation au moins 3 à 6 mois en amont (voir un peu selon la destination). Rechercher plusieurs lieux pour comparer avant d’aller les visiter (sois patient(e) car ça peut prendre des jours de recherche ! ). Négocier les conditions tarifaires mais aussi de paiement et d’annulation. Si besoin rechercher d’autres intervenant(s) en commençant par lister les compétences attendues. Calculer les différents coûts du séjour pour fixer le prix de vente et s’assurer de la rentabilité. Créer le programme détaillé avec horaires et activités….

Conseil 4

Comment trouver le lieu idéal ?

Le lieu d’un séjour est essentiel car il sera la terre d’accueil éphémère qui concrétisera ton projet <3. Un hébergement et un cadre de qualité c’est 50% de chance que les participant(e)s soient satisfaits de ton séjour !

Définir une liste de critères pour ne pas perdre de temps à rechercher et sélectionner le lieu. Faire une recherche en vérifiant les sites, les réseaux sociaux, les avis, les photos, la solvabilité, les assurances … Négocier les tarifs, les conditions de réservation, de paiement de l’acompte et d’annulation. Valider si une privatisation est nécessaire, si tous les équipements seront bien fonctionnels selon la saison, ..

Se déplacer pour visiter le lieu est important afin de s’assurer de la qualité, de vérifier les installations, valider qu’il soit bien possible de faire les activités prévues (pièce pour le yoga), rencontrer les propriétaires … 

Si tu souhaite organiser une retraite de yoga ou un séjour mais que tu ne sais pas comment trouver le lieu idéal : nous pouvons t’accompagner ! Rdv par ici.

Conseil 5

Créer un séjour rentable !

Tu as enfin réussi à trouver le lieu idéal. Ton programme est bien avancé, tu as peut être même déjà commencé à parler de ton futur séjour à tes proches . Bravo ! Maintenant il faut poser chiffres sur table afin de calculer à quel prix de vente ton séjour sera rentable.

C’est une étape essentielle car de la rentabilité dépend ta rémunération. Et à moins d’avoir pour intention de proposer un séjour de façon bénévole, il faut absolument passer par cette étape de calcul en amont.

Trop de thérapeutes et pros du bien-être perdent de l’argent ou ne gagnent pas assez en proposant des évènements à un tarif fixé au hasard. Au hasard car bien souvent le prix est fixé en fonction de ce qui est proposé ailleurs sur le marché …

Bien que cette étape de veille concurrentielle soit importante, un(e) entrepreneur(se) ne devrait jamais définir ses tarifs uniquement en fonction de ceux des autres.

Bien communiquer

Comment remplir sa retraire ?

Après avoir passé du temps à organiser une retraite de yoga ou n’importe quel séjour, il est essentiel de communiquer pour remplir le séjour ! Nous t’invitons à découvrir nos conseils par ici.

Réglementation

Comment assurer ton séjour ?

Tu as vaguement entendu parler de l’obligation d’être immatriculé comme opérateur de tourisme pour organiser des retraites de yoga. Sauf que tu n’en sais pas plus et créer une agence de voyage te semble trop compliqué ? Tu aimerais trouver des informations sur la réglementation liée à l’organisation de retraites de yoga ou de séjours. Tu ne sais pas comment collaborer avec une agence de voyage pour organiser une retraite de yoga. Et puis tu ne sais pas vraiment par où commencer face à toutes les tâches à faire !

Alors nous pouvons t’accompagner afin d’en savoir plus sur l’aspect règlementaire en plus de l’organisation.

Tu as envie d’organiser tes propres séjours et évènements mais tu en sais pas par où commencer ?

Happy Trek peut t’accompagner pour créer ton propre concept de séjour afin d’avoir ta propre identité !

Tu as envie de lancer ton propre concept de séjours ?

Rejoins notre Programme de formation Coaching : pour créer un concept de séjours uniques, durables et rentables !

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